Artikel berikut akan membahas tentang “Lingkup Pengetahuan Manajemen
Proyek”tentunya pembahasan ini akan kita sesuaikan dengan kebutuhan kita
sebagai mahasiswa yg bisa dikatakan sebagai pemula.
“Lingkup Pengetahuan Manajemen Proyek”(Project Management Knowledge
Area) sering pula disebut dengan elemen manajemen proyek(the element of
project management).Element atau Knowledge Area yg dimaksud terdiri atas
9 macam:
1. Project Scope Management atau manajemen ruang lingkup
2. Project Time Management atau manajemen waktu
3. Project Cost Management atau manajemen biaya
4. Project Human Resource Management atau manajemen sumber daya manusia
5. Project Risk Management atau manajemen resiko
6. Project Communication Management atau manajemen komunikasi
7. Project Quality Management atau manajemen mutu
8. Project Procurement Management atau manajemen pengadaan
9. Project Integration Management atau manajemen integrasi
Berikut adalah definisi dari 9 element atau knowledge area
v Project
scope management memiliki fungsi untuk mendefinisikan serta
mengendalikan aktivitas-aktivitas apa yang bisa dilakukan dan
aktivitas-aktivitas apa saja yang tidak boleh dilakukan dalam
menyelesaikan suatu proyek.
Ø Proses pada ruang lingkup proyek:
Inisiasi memulai proyek atau melanjutkan pada fase berikutnya
Perencenaan ruang lingkup proyek
Pendefinisian ruang lingkup proyek
Membangun WBS
Verifikasi ruang lingkup proyek
Kendali perubahan ruang lingkup proyek
v Project
time management adalah pengelolaan waktu pelaksanaan, sedemikian rupa
sehingga seluruh proyek dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang
telah ditetapkan
Ø Proses pada manajemen waktu:
Pendefinisian Kegiatan
Pengurutan Kegiatan
Perkiraan Waktu Kegiatan
Pembuatan Jadwal
Pengendalian Jadwal
v Project
cost management adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk
mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya
Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah,
dsb Manajemen Biaya Proyek termasuk di dalamnya adalah proses yang
dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan
budget yang telah disepakati
Ø Proses pada manajemen biaya:
Estimasi biaya: Mengembangkan perkiraan atau estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek
Penganggaran
(Budgeting) Biaya: alokasi estimasi biaya keseluruhan untuk item
pekerjaan individu untuk menetapkan data dasar untuk mengukur kinerja
Pengendalian Biaya: Pengendalian perubahan anggaran proyek
v Project
Human Resource Management proses mengorganisasikan dan mengelola atau
menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang
tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien.Sumber
daya manusia dalam sebuah proyek antara lain termasuk sponsor,
pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung (jika ada), supplier, dsb
Ø Proses pada manajemen sumber daya manusia:
Perencanaan Sumber Daya Manusia mengidentifikasi dan mendokumentasikan perananan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang lain dalam proyek
Akuisisi Tim Proyek usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek
Membangun Tim Proyek Meningkatkan
kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual
maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek
Mengelola Tim Proyek Memantau
kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi
ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek
Project Risk Management adalah proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko proyek. Tujuannya
untuk meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi
peluang dan dampak peristiwa yang merugikan proyek.
Ø Proses pada manajemen resiko:
Perencanaan manajemen risiko
Identifikasi risiko
Analisis risiko kualitatif dan kuantitatif
Perencanaan respon risiko
Pengendalian dan monitoring risiko
v Project Communication Management adalah kompetensi
yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar
adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat
pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan
diatur dengan tepat pula
Ø Proses pada manajemen komunikasi:
Perencanaan Komunikasi (Communication Planning)mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah proyek
Distribusi
Informasi adalah proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya
kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder
Pelaporan
Kinerja proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek,
termasuk di dalamnya status reports, progress measurements, dan
peramalan
Mengelola stakeholders proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadi
v Project
Quality Management adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan
yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu
perusahaan/organisasi. Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan dan
ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, seorang manager
proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan management kualitas
v Project Procurement Management adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi
Manajemen
Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang
dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang
“didukungnya”
Ø Proses pada manajemen pengadaan:
Perencanaan
pembelanjaan dan pengadaan ,proses menentukan apa yang dibutuhkan,
kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam
perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe
kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor
kelak
Perencanaan
kontrak kerja sama ,proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis
yang diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW
Permintaan respon dari distributor ,proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau proposal dari penjual
Memilih Distributor ,proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial dan negosiasi
Administrasi kontrak kerja sama ,formalisasi pernyataan kerja sama
Penutupan Kontrak
v Project Integration Management adalah tiang penyangga yangmempengaruhi dan dipengaruhi oleh seluruh knowledge area dalam Manajemen ProyekManajemen Integrasi Proyek melibatkan koordinasiseluruh knowledge area dalam project life cycleManajemen
Integrasi Proyek, merupakan salah satukompetensi yang harus dimiliki
oleh Manajer Proyeksebagai kunci koordinasi sdm, rencana dan
pekerjaanpekerjaanyang harus dilakukan selama proyekberlangsung, serta
pintu komunikasi antara proyek dengan
top manajemen.
Ø Proses pada integrasi manajemen:
Membangun Project Charter
Membangun Preliminary Scope Statement
Membangun Project Management Plan
Mengarahkan dan mengelola ekseskusi proyek
Monitoring & Kontroling proyek
Melakukan dan mengendalikan perubahan proyek secara terintegrasi
Menutup Proyek
